Modernização técnica e administrativa

Os processos de modernização técnica e administrativa são frequentemente muito disruptivos (espera-se que no bom sentido) para as organizações mas muitas vezes são "invisíveis" para o exterior.

De todos os processos relacionados com modernização administrativa dinamizados no seio da Federação de Ginástica de Portugal entre 2012 e 2020 uma boa parte deles foram percebidos muito tenuamente ou não percebidos de todo pela comunidade gímnica. Contudo foram estruturantes e determinantes na capcidade que a organização teve que ganhar para fazer face aos compromissos internos e externos numa fase de grande crescimento do número de filiados, que tornou cada vez mais complexa a gestão técnico-administrativa da Ginástica.

Enumero alguns desses processos realçando as vantagens que trouxeram, deixando à consideração do leitor a perceção que teve dos mesmos.

Uma consideração prévia: Nenhum processo de  modernização administrativa é possível sem que a organização funcione como um todo, em equipa, com cada uma das suas peças (as pessoas) a saber qual é a sua função e a trabalhar para a concretizar e, por vezes, utilizando parcerias com pessoas ou entidades externas.

Gymbase - Implementada em 2013, substituiu uma base de dados anterior que tinha funcionalidades limitadas e em relação à qual existiam imensas dificuldades para efetuar atualizações. A implementação da Gymbase foi difícil no primeiro ano mas a partir daí entrou em "velocidade de cruzeiro". Foi o elemento crucial para serem alcançados os seguintes objetivos:

• Aliviar trabalho às Associações Territoriais que anteriormente geriam todo o processo de filiações de uma forma mais ou menos manual;
• Possibilitar a gestão, de uma forma automática, de um volume muito grande de filiações (o número de filiações mais do que duplicou entre 2012 e 2020);
• Possibilitar a extração de indicadores de gestão cruciais para a tomada de decisões não só ao nível da gestão política da FGP mas também ao nível da gestão técnica e financeira.

Em 2018, por via da entrada em vigor do Regulamento Geral da Proteção de Dados individuais, foi necessário proceder a alterações significativas aos mecanismos de filiação na Gymbase.

Como qualquer Base de Dados a Gymbase é um processo em constante evolução.

Sítio Internet - Antes de 2012, o sítio Internet era um conjunto de páginas de hipertexto estáticas sem possibilidade de extração de indicadores de gestão e com  capacidades de atualização e interação muito reduzidas. Com a construção do sítio Internet atual, totalmente assente em Bases de dados, as limitações anteriores desapareceram. Apesar de haver margem de progressão, designadamente ao nível da integração de serviços como a loja online, a estrutura atual (goste-se ou não da parte gráfica) é fácil de atualizar e fornece dados à organização sobre uma série de indicadores importantes de apoio à decisão.

Ligação da Gymbase à faturação e emissão de referências multibanco automática - Sendo funcionalidades relativamente recentes implementadas pelos serviços financeiros da FGP dão, não só maior conforto aos utilizadores, como contribuem para uma redução muito acentuada do trabalho manual dos serviços financeiros e administrativos. Existe uma funcionalidade complementar ainda não implementada na totalidade que é a ligação à contabilidade (a ligação com o sofware de gestão financeira) que, quando acontecer, significará uma total automatização destes procedimentos.

O processo acima descrito teve uma outra consequência muito importante.

A redução drástica dos prazos de produção de mapas de controle orçamental. Neste momento com um delay de apenas cerca de 30 dias quando anteriormente era de 3 ou 4 meses. Esta circunstância possibilita a tomada de decisões de gestão e um efetivo acompanhamento da execução orçamental, permitindo intervir em tempo útil quando ocorrem circunstâncias que impliquem alguma correção.

Dematerialização dos processos técnico-administrativos -  Desde 2014 que todos os processos técnico-administrativos na FGP estão desmaterializados com base num Sistema Integrado de Processamento de Informação, ou seja, as peças processuais em papel são em quantidade residual desenrolando-se os processos técnico-administrativos em ambiente eletrónico. As vantagens desta realidade são:

• A possibilidade de um maior escrutínio das tomadas de decisão;
• A rapidez dos processos;
• A segurança arquivística;
• A possibilidade de serem extraídos indicadores estatísticos de apoio à decisão;
• A proteção do meio ambiente.

Processamento de resultados desportivos - Desde 2013 que a FGP tem sistemas profissionais de processamento de resultados em tempo real em todas as disciplinas (no Teamgym apenas desde 2015). Mais recentemente foi incluída a interligação com a app da FGP o que possibilita o acompanhamento por parte do público quer seja presencialmente ou remotamente, através de um telemóvel ou tablet, dos resultados em tempo real. O passo seguinte é a interligação destes sistemas com a Gymbase o que possibilitará o cruzamento de dados de ginastas com os resultados e a construção automática de palmarés assim como a ligação das inscrições em competições com os programas de gestão de resultados.

Embora pudesse aqui continuar com inúmeros exemplos relevantes, termino com o avanço mais recente, planeado há muito tempo, mas "empurrado" pela crise sanitária que fez com que os eventos de Ginástica se processem neste momento sem público.

Refiro-me ao streaming de todos os eventos de Ginástica organizados pela FGP. Objetivo há muito delineado mas só agora possível de implementar, esperando-se que se possa tornar uma prática corrente.

Boas reflexões.